In dit artikel wordt beschreven hoe voor verschillende facturen of contractsoorten een vervaldatum configuratie ingesteld kan worden. Deze instellingen bepalen hoe de vervaldatum berekend wordt welke binnen het systeem vermeld wordt.
Let op: er is een aparte instelling in het beheer onder 'Financieel -> Instellingen' welke bepaald of herinneringen op de berekende vervaldatum moeten verschijnen of op de plandatum van de factuur. Dit staat los van deze vervaldatum configuraties dus vergeet deze instelling niet kloppend te zetten afhangend van het gewenste gebruik.
In het beheer kan onder het kopje 'Stambestanden Contract' ook de optie 'Vervaldatum Configuraties gevonden worden. Deze configuratie staat toe om per contractsoort of per type factuur een eigen configuratie in te richten. Het systeem zal overlappende configuratie niet toestaan.
Er kan ofwel per contractsoort, ofwel per factuurtype geconfigureerd worden. Wanneer er géén aangevinkt worden zien we die instellingen als geconfigureerd voor alle soorten.
Een configuratie kent 3 opties:
Iedere optie geeft eigen functies om termijnen met minima of maxima in te stellen. Onderin is altijd een fictief voorbeeld te zien van de berekening voor facturatie op verschillende momenten in de maand.
De opties:
- Betaaltermijn:
Deze instelling geeft de mogelijkheid een vaste termijn in te stellen die altijd berekend zal worden vanaf de factuurdatum. Ongeacht waar de factuur over gaat of wanneer hij gemaakt wordt zal dus dit aantal dagen als vervaltijd berekend worden.
- Betaaltermijn (voorkeur plandatum)
Deze instelling kijkt in de eerste instantie naar het aantal dagen betaaltermijn, net als de eerstgenoemde. Echter, wanneer de vervaldatum binnen 4 dagen van de plandatum van de factuur komt wordt de vervaltijd dynamisch aangepast om op de plandatum te landen.
- Vaste dag
De vaste dag instelling geeft de functie om een dag te kiezen (1-31) waar de vervaltijd dynamisch naar aangepast wordt. Dit is vooral handig voor periodieke facturen, waarbij je altijd de 1e van de maand als vervaldatum krijgt ongeacht wanneer je de factuur definitief maakt. Dit is dan ook de standaard configuratie die wij adviseren.
Bij deze instelling krijg je ook opties om een minimum of maximum in te stellen. Geef bijvoorbeeld een minimum van 7 dagen op om, wanneer de factuur pas laat in de maand gemaakt wordt, de huurder toch een redelijke betaaltermijn te geven.
Kijk voor je configuratie altijd in het voorbeeld om te zien of de werking gewenst is!